EXCEL的資料防呆

透過Excel內建的「資料驗證」功能，可以設定儲存格所能填入的資料內容，以限制輸入資料條件的方式，也就是防呆功能，讓表格就算是與他人一同共用時，也能確保資料的有效性。

在Excel的資料驗證功能裡，提供了整數、實數、清單、日期、時間、文字長度和自訂公式等幾種驗證項目，使用者可以透過簡單的設定，定義各式的儲存格內容，例如選擇日期時，可以限定表格只能填入指定的時間。此外，還可以進一步設定提示視窗，一旦使用者輸入的數值不符合儲存格的限制條件時，便會出現錯誤的提醒視窗，一直到輸入正確的數值後，才能夠完成表格的製作。這裡便以簡單的填入業績為例，於公開多人編輯的業績表格裡，設定業績數字的資料驗證條件，當點選儲存格時，即會出現表格建立者的提示訊息；而當填入的數字不符合限制條件時，就會跳出錯誤視窗提醒，如此也不怕多人共同編輯表格時，會鍵入不符合規範的內容。

▲在資料驗證視窗裡，可以進行條件的設定，以及提示視窗的內容。 

Step 1

選取要進行資料驗證的儲存格區域，並避開欄頭的儲存格位置。 

Step 2

1. 點選「資料」的分頁。
2. 選擇「資料驗證」→「資料驗證」。

Step 3

1. 於出現的「資料驗證」視窗，點選「設定」分頁。
2. 下拉「儲存格內允許」選單，此例選擇「整數」，若是有小數點則選擇實數。

Step 4

1. 在「資料」處下拉選單，選擇資料驗證的條件設計，此例選擇介於。
2. 填入最小值及最大值，也可點選後方的紅色箭頭，進入試算表點選儲存格。

Step 5

1. 點選「提示訊息」分頁。
2. 輸入點選儲存格時，會出現的提示內容。

Step 6

1. 點選「錯誤提醒」分頁。
2. 輸入出現錯誤提醒時，視窗會出現的標題及內容。

Step 7

回到試算表後，當點選設定資料驗證條件的儲存格時，便會出現提示的訊息。 

Step 8

若在儲存格上輸入的數值，不符合資料驗證條件，則會出現錯誤視窗。